تعتبر النقود وسيلة تتم بواسطتها عملية البيع والشراء (التبادل التجاري), وهي تستخدم كوحدة لقياس السلع والخدمات, والنقود التي تحصل عليها المنشأة يتم ايداعها في الصندوق او في البنك.
يعتبر حساب الصندوق من حسابات الاصول, ويسجل في الطرف المدين عند ايداع المبالغ النقدية فيه, ويسجل في الطرف الدائن عندما يتم السحب منه كالتالي:
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/الصندوق | |
| xxx | الى ح/المبيعات | |
| مبيعات نقدية |
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/المشتريات | |
| xxx | الى ح/الصندوق | |
| مشتريات نقدية |
تقوم المنشأة بتعيين موظف او مجموعة من الموظفين للاشراف على الصندوق (امين صندوق), بحيث تصبح المبالغ الذي في الصندوق في عهدة امين الصندوق وهو مسؤول عن اي نقص يحصل فيه, وعند جرد الصندوق يجب ان يتطابق الرصيد الفعلي مع الرصيد الدفتري, فاذا كان الرصيد الفعلي اقل من الرصيد الدفتري فيعني ان هنالك نقص, واذا كان الرصيد الفعلي اكثر من الرصيد الدفتري فهذا يعني وجود زيادة في الصندوق, وسواء كان لدينا عجز او زيادة في الصندوق فهذا يتطلب منا اجراء التسوية الجردية اللازمة .
هذا العجز يحدث عندما يتم جرد الصندوق ويكون الرصيد الفعلي اقل من الرصيد الدفتري, ففي هذه الحالة يتم عمل قيد تسوية و تحميل امين الصندوق بقيمة النقص الحاصل كالتالي :
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/امين الصندوق | |
| xxx | الى ح/الصندوق | |
| تحميل امين الصندوق العجز الحاصل في الصندوق |
اذا كان العجز بسبب السرقة او بسبب آخر ليس لامين الصندوق علاقة به, ففي هذه الحالة يتم فتح حساب بعجز الصندوق كالتالي:
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/عجز الصندوق | |
| xxx | الى ح/الصندوق | |
| عجز في الصندوق بسبب السرقة |
وفي نهاية السنة يتم اقفال حساب العجز في حساب الارباح والخسائر (ملخص الدخل) باعتبارها خسارة كالتالي:
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل) | |
| xxx | الى ح/عجز الصندوق | |
| اقفال حساب عجز الصندوق في حساب الارباح والخسائر |
هذه الزيادة تحصل عندما يتم جرد الصندوق ويكون الرصيد الفعلي اكبر من الرصيد الدفتري, ففي هذه الحالة يتم عمل قيد تسوية بقيمة الزيادة واعتبارها ايراد للشركة ويتم اضافتها الى حساب الارباح والخسائر (ملخص الدخل) كالتالي :
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/الصندوق | |
| xxx | الى ح/الزيادة في الصندوق | |
| زيادة في الصندوق |
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/الزيادة في الصندوق | |
| xxx | الى ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل) | |
| اقفال حساب الزيادة في الصندوق في حساب الارباح والخسائر |