تختلف العمليات المالية في المنشآت التجارية عنها في المنشآت الخدمية من حيث طريقة تحقيق الايرادات, حيث تحقق المنشآت الخدمية ايراداتها عن طريق تقديم الخدمات للعملاء والزبائن مقابل اجور واتعاب (ايرادات) مثل مكاتب الاستشارات المحاسبية والتدقيق وشركات الدعاية والاعلان, اما بالنسبة للمنشآت التجارية فانها تحقق ايراداتها عن طريق شراء البضائع واعادة بيعها مثل محلات بيع المواد التموينية ومحلات بيع الملابس وغيرها .
المخزون هي السلع والمواد التي تمتلكها المنشأة بغرض اعادة بيعها, والمخزون في المنشآت التجارية هي عبارة عن بضاعة جاهزة للبيع, اما المخزون في المنشآت الصناعية فتشتمل على المواد الاولية والبضاعة تحت التشغيل والبضاعة الجاهزة, وتقوم المنشآت التجارية خلال الفترة المالية بعمليات شراء وبيع للبضاعة, وفي نهاية الفترة المالية سيبقى جزء من البضاعة المشتراة غير مباع, تسمى هذه البضاعة المتبقية في المخازن في نهاية الفترة بالمخزون آخر المدة او بضاعة اخر المدة, والتي تظهر في الميزانية في جانب الاصول تحت بند الاصول المتداولة.
يقصد بعملية الجرد هو معرفة كمية البضاعة المتبقية في المخازن وقيمتها في نهاية الفترة المالية, حيث تقوم المنشأة في نهاية الفترة بتعيين لجنة مكونة من شخص او مجموعة من الاشخاص ليقومو بجرد كمية البضاعة المتبقية في المخازن من خلال عملية العد او وزن او قياس البضاعة, وتعبئة المعلومات في نموذج الجرد, وهذا نموذج جرد بسيط لمحل يبيع المواد الغذائية :
| اسم الصنف | الوحدة | تكلفة الوحدة $ | الكمية | التكلفة الاجمالية $ |
|---|---|---|---|---|
| معلبات | كرتون | 10 | 100 | 1000 |
| سكاكر | كيلو | 5 | 100 | 500 |
| مشروبات غازية | قطعة | 0.5 | 2000 | 1000 |
| مواد تنظيف | قطعة | 1 | 300 | 300 |
يعتبر المخزون من الموارد المهمة التي تمتلكها المنشأة وان قيمة المخزون في نهاية الفترة المالية تؤثر على نتيجة اعمال المنشأة ( ربح اوخسارة ) وعلى المركز المالي, وهذا يتطلب من المنشأة ان تستخدم طرق للرقابة على المخزون, ومن الطرق المستخدمة ان تخصص المنشأة لكل صنف من اصناف البضاعة الموجودة لديها بطاقة خاصة بها تسمى بطاقة صنف, بحيث تسجل في هذه البطاقة الحركات الواردة والصادرة الخاصة بالصنف بناءا على عمليات البيع والشراء واي مردودات تحدث من واقع المستندات لمعرفة كمية ورصيد كل صنف في اي وقت من الاوقات ومقارنتها مع ما هو موجود في المخازن, و تقوم بعض المنشآت بتوظيف شخص يكون مسؤول عن البضاعة الموجودة في المخازن, يسمى امين مستودع او امين المخازن, وهذا نموذج لبطاقة صنف احذية رياضية لمحل يعمل في تجارة الاحذية :
| التاريخ | نوع العملية | الوارد | الصادر | الرصيد |
|---|---|---|---|---|
| 1/1 | رصيد اول المدة | 10 | ||
| 1/31 | مبيعات | 6 | 4 | |
| 2/28 | مشتريات | 50 | 54 | |
| 8/31 | مردودات مبيعات | 1 | 55 | |
| 10/1 | مردودات مشتريات | 30 | 25 | |
| 12/31 | رصيد آخر المدة | 25 |
يوجد نظامين تستخدمهما المنشآت التجارية عند تسجيل العمليات الخاصة بالبضاعة, وهما نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر .
سمي بالجرد الدوري لان عملية الجرد لا تتم الا مرة واحدة في السنة حيث تقوم المنشأة وفق هذا النظام بعملية جرد فعلي للبضاعة الموجودة في المخازن في نهاية الفترة المالية وذلك لمعرفة كمية وتكلفة البضاعة المتبقية في اخر الفترة (مخزون اخر المدة) ومعرفة تكلفة المبيعات وبالتالي معرفة نتيجة عمل المنشأة من ربح او خسارة, فوفق نظام الجرد الدوري يتم استخراج اجمالي الدخل في نهاية الفترة المالية من خلال الخطوات المتسلسلة التالية:
1 جرد المخزون في اخر المدة :
اي معرفة كمية البضاعة المتبقية في المخازن في نهاية الفترة المالية.
2 استخراج تكلفة المخزون في آخر المدة :
بعد ان يتم جرد المخزون في نهاية الفترة (بضاعة آخر المدة) يتم بعد ذلك استخراج تكلفة البضاعة في اخر المدة وتسجيل قيمتها في الدفاتر, وكذلك يتم اقفال حساب المخزون في اول المدة (بضاعة اول المدة) وذلك بتسجيل القيود التالية:
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/بضاعة آخر المدة | |
| xxx | الى ح/الارباح والخسائر (ملخص الدخل) | |
| قيمة البضاعة المتبقية في المخازن |
| المدين | الدائن | البيان |
|---|---|---|
| xxx | من ح/الارباح والخسائر(ملخص الدخل) | |
| xxx | الى ح/بضاعة اول المدة | |
| اقفال حساب البضاعة في اول المدة |
ويظهر حساب بضاعة اخر المدة في قائمة المركز المالي في جانب الاصول ويظهر كذلك في قائمة الدخل مخصوما من البضاعة المتاحة للبيع وذلك لتحديد تكلفة البضاعة المباعة (تكلفة المبيعات) حسب نظام الجرد الدوري كما سيتم شرحه, وتكلفة البضاعة في اخر المدة تمثل تكلفة البضاعة في اول المدة للفترة المالية القادمة.
3 استخراج تكلفة البضاعة المباعة :
ان تكلفة البضاعة المباعة تمثل تكلفة البضاعة التي كانت لدى المنشأة في اول المدة مضافا اليها تكلفة المشتريات التي تمت خلال الفترة ومطروحا منها تكلفة البضاعة في آخر المدة, ويتم استخراج تكلفة المبيعات وفق نظام الجرد الدوري كالتالي:
| القيمة الكلية | القيمة الجزئية | البيان |
|---|---|---|
| xxx | بضاعة اول المدة | |
| xxx | (+) صافي المشتريات | |
| xxx | (+) مصاريف المشتريات | |
| xxx | البضاعة المتاحة للبيع | |
| (xxx) | (-) بضاعة آخر المدة | |
| xxx | تكلفة المبيعات |
4 استخراج مجمل دخل الفترة (ربح او خسارة) :
بعد ان يتم تحديد تكلفة البضاعة المباعة خلال الفترة اصبح بامكان المنشأة ان تحدد مجمل دخل الفترة من خلال المعادلة التالية:
| القيمة | البيان |
|---|---|
| xxx | صافي المبيعات |
| (xxx) | (-) تكلفة المبيعات |
| xxx | مجمل الدخل (ربح/خسارة) |
مما سبق شرحه فانه وفق نظام الجرد الدوري يتم فتح مجموعة من الحسابات التي تخص حركة البضاعة خلال الفترة المالية وهي كالتالي :
وفي الدرس القادم سيتم شرح قيود البيع والشراء وفق نظام الجرد الدوري.
وفق هذا النظام فانه يتم معرفة تكلفة البضاعة المباعة ومعرفة الربح او الخسارة اولا باول و بعد تسجيل كل عملية بيع تحدث, دون الانتظار حتى نهاية السنة لتتم عملية الجرد ومعرفة بضاعة اخر المدة, حيث يتم فتح حسابين, حساب خاص بالبضاعة يكون مدين عند عملية الشراء ودائن عند عملية البيع ورصيده يمثل البضاعة المتبقية في المخازن, وحساب آخر يسمى حساب تكلفة المبيعات يكون مدين بتكلفة البضاعة التي تم بيعها, ويتم استخدام هذا النظام عادة من قبل المنشآت التي تتعامل مع عدد قليل من الاصناف وذات قيمة عالية مثل معارض السيارات ومحلات بيع الاثاث والمفروشات وغيرها, ولكن مع انتشار برامج الحاسوب و نظام الباركود صار الكثير من المنشآت والمحلات التجارية ترغب باستخدام نظام الجرد المستمر عند تسجيل قيود البيع والشراء الخاصة بالبضاعة, والحسابات التي يتم فتحها لتسجيل العمليات الخاصة بالبضاعة وفق نظام الجرد المستمر كالتالي:
وفي الدرس القادم سيتم شرح قيود البيع والشراء وفق نظام الجرد الدوري والجرد المستمر.